Oracle Hyperion Planning Cloud (PBCS) für Frittenbuden?

Wenn wir Berater eine Funktionalität sehen, die nicht richtig auf größere Betriebe abgestimmt ist, wie z.B. die zu langsame Verarbeitung größerer Datenmengen oder aufwendige Bearbeitung von Elementen (Anlegen oder Änderungen, dann nennen wir das „Frittenbuden-Funktionalität“. Eine Frittenbude ( Alias: Imbissstand) ist meistens kleiner im Menüangebot, in der Verkaufsoberfläche und Kundenanzahl. Somit ist diese Funktionalität abgestimmt auf diese Betriebe.

In diesem Beitrag ist es aber genau andersherum – Oracle Hyperion Planning ist jetzt auch verfügbar für kleinere Betriebe oder Abteilungen von Großen.
Unter dem Namen „Oracle Planning and Budgeting Cloud“ wurde die Schwelle für Unternehmen geringer Größe sehr niedrig gemacht um mit dieser Software die Betriebsplanung und andere schöne Dinge zu machen. In diesem Beitrag wiederhole ich nicht das Oracle Marketing, sondern möchte Ihnen praxisnah beschreiben, wie Sie dieses neue Angebot einsetzen können (und ob es geeignet ist für eine Frittenbude).

Abbildung 1: Logo der Planning and Budgeting Cloud Service

Was ist die Oracle Cloud?
Die Oracle Cloud ist eine Online-Plattform, mit der in Selbstbedienung geschäftliche Applikation erstellt und verwendet werden können. Die Plattform enthält die Werkzeuge und Funktionalität, um kleine bis sehr große Applikationen in Eigenregie zu erstellen und zu betreiben. Natürlich enthält die Plattform nur Oracle-Werkzeuge, aber mit diesen ist der Betrieb gut zu machen.

Von Oracle gibt es schon ein sehr großes Angebot an Cloud-Diensten.
Dieses umfasst

• Infrastructure as a Service (Iaas)
• Platform as a Service (Paas)
• Software as a Service (Saas)
• Data as a Service (Daas)
• Private Cloud und die
• Managed Cloud.

Kurz erklärt steht der Infrastruktur-Dienst (Iaas) für einen oder mehrere Rechner mit Betriebssystem und Admin-Zugriff auf diese.
Beim Plattform Dienst (Paas) gibt es meistens keinen direkten Zugriff auf dieses Betriebssystem, es kann aber eigene Software installiert und betrieben werden.
Bei der Software as a Service (Saas) bekommt man nur Zugang auf die installierte Software von diesem Anbieter, wie z.B. unsere Planning- und Budgeting-Lösung.
Bei der Private Cloud kann es eine oder mehrere der zuvor genannten Kategorien sein, aber auf eigenem Boden, im eigenen Netzwerk.
Bei der Managed Cloud wird, kurzgefasst, die IT Abteilung als ganzes übernommen. Die aktuelle Version der Oracle-Cloud ist R13.2.

Schon in Kategorie Software as a Service (Saas) ist es schwierig, das schönste aller Produkte zu finden. Es verbirgt sich unter dem Namen „Planning and Budgeting Cloud Service” mit der Abkürzung PBCS.
Diesen Cloud-Dienst ist per Abonnement verfügbar. Der Preis basiert auf die Anzahl der Benutzer pro Monat und Applikation. Die minimale Anzahl der Benutzer ist 10 und das maximale Datenvolumen darf 150 GB nicht überschreiten. Die minimale Vertragsdauer beträgt 12 Monate. Ich habe vernommen, dass der Betrag bei rund € 100,- je Benutzer und Monat liegt. Dieses wäre ein sehr guter Preis.

Vorteile
Durch das Abonnement-Modell sind dann keine hohen Startfinanzierungen in der Form von Lizenzen und Hardware erforderlich. Die Administratoren und Benutzer können sich direkt auf die Plattform im Planning anmelden und loslegen. Auch für den Backup, das Monitoring und das Aufspielen von Patches wird gesorgt.

Abbildung 2: Workspace Benutzermaske in der Planning and Budgeting Cloud Service

Was ist Teil der gebotenen Software?
Eine eindrucksvolle Liste, was mit dem Abonnement geboten wird.

• Foundation mit
  • Shared Services
  • Workspace
• Calculation Manager
• Oracle Hyperion Planning Standard
• Financial Reporting
• SmartView
• Financial Data Quality Management Enterprise Edition

Der Prozess zur ersten Applikation
Zuerst muss eine Cloud-Umgebung bestellt und aktiviert werden. In diesem Prozess kauft man sich eine separate Instanz auf einem Server. Dieses ist ein einmaliger Online-Prozess der durch den Oracle-Vertrieb begleitet wird. Mit diesem Konto kann die System-Umgebung dann selbst Verwaltet werden. Es können bestehende Planning-Instanzen erweitert oder verkleinert werden, gelöscht oder neue hinzugefügt werden.
In jeder Instanz sind 2 Umgebungen verfügbar:

• eine Entwicklungs-/Testumgebung und
• eine Produktionsumgebung

Wer die Amazon Elastic Cloud kennt, sieht viele Ähnlichkeiten im Prozess.

Nächste Schritte sind Login des Administrators und das Erstellen der Applikation, dieses erfolgt menü-geführt in wenigen Schritten.
Es kann auch mit der Demo-Applikation Vision angefangen werden. Aber wenn es richtig losgehen soll, dann muss diese wieder entfernt werden, weil eine Instanz nur eine Applikation enthalten kann.
Das ist schon ein großer Nachteil: Wenn es Benutzer gibt, die auf mehrere Instanzen arbeiten, müssen die Verbindungen immer wieder neu erstellt werden, das ist bei der Einrichtung zu beachten.

Derzeit sind noch keine Zusatzmodule wie Capex, Workforce oder Financial Project Planning enthalten, es soll sie zu einem späteren Zeitpunkt geben. Jetzt gibt es die voll funktionsfähige Standard Applikation mit 3 Essbase BSO-Datenbanken und der ASO-Option. Auch das Predictive Planning ist Teil der Software. Dazu schreibe ich später nochmal einen Beitrag.

Aufbau der Applikation
Weil es sich um eine Standard-Planning-Applikation handelt, werde ich nur auf die Unterschiede oder Besonderheiten eingehen.
Die supergroße Hardware wird mit vielen Instanzen geteilt, deshalb gibt es keinen Zugriff per Explorer auf die Installationsdateien oder Ordner etc. Es gibt einen kleinen Bereich, in dem ein Administrator per SFTP Dateien hin und zurück kopieren kann. Dieses wird vor allem bei Daten-Exporten oder LCM-Transfers verwendet.

LCM ist auch in der Cloud der zentrale Faktor für die Migration von Applikationen oder Teile von Applikationen. „LCM sei dank“ ist ein oft gehörter Satz der Berater die schon länger im Geschäft sind und sich noch gut mit dem Kopieren von Repositories auskennen.

Aufbau der Dimensionen
Es gibt 3 Methoden, um die Dimensionshierarchien in der Planning Applikation aufzubauen.

• Manuell
• mit unserem vertrauten Outline Load Utility und einer Textdatei oder
• SmartView

Ja, es können jetzt Dimensionselemente angefügt und die Eigenschaften angepasst werden. Ich bin ja kein Fan von SmartView, denn es gibt bessere Ad-Hoc´-Tools und ein Reporting-Tool ist es ja erst recht nicht, aber das haut mich um wie ein Römer von Obelix aus den Sandalen.

In dem Beitrag von Michael Schmidt EPM 11.1.2.3 – Neue Funktionen SmartView wurde die Funktionalität schon unter SmartView-Erweiterung im Planning-Admin-Client vorgestellt. Aber wenn man sieht, wie einfach die Elemente in Excel kopiert oder eingegeben werden und dann per Speichern in die Outline kommen.
Dann diese in einer Übersicht mit den Eigenschaften aufrufen, Eigenschaften setzen, wieder Speichern – fertig!

Wieso haben wir das nicht vor Jahren bekommen? In meinem Test konnte ich noch nicht feststellen, wie sorgfältig es arbeitet und wie „Buggy“ es ist. Der erste Eindruck ist gut.

Import von Daten
Der Import von Daten kann natürlich im Rahmen der Planung mit Data-Forms und dem SmartView gemacht werden. Für die größeren Datenmengen und Integrationen gibt es zwei Wege:
Einerseits das Financial Data Quality Management Enterprise Edition (FDQM oder FDM) und
andererseits die Datenladefunktion von Planning.

Die Wahl von FDM sah ich nicht als sehr naheliegend. Aber seit Jahren wird dieses Werkzeug in die Hand der Endanwender gegeben, damit diese selbst ihre Daten laden können. Zuerst nur in HFM, später auch in Planning.
FDQM hat jedoch eine große Metamorphose durchgemacht. So sind alle Prozessschritte enthalten, um in einem Browser eine Datenintegration nach Planning zu erstellen! Hier wurde viel Entwicklungsarbeit geleistet, damit ist die Zukunft von FDQM gesichert.

Nachfolgend einige Abbildungen wie dieses aussieht:

Abbildung 3: Die Workbench von FDM. (Ja, die Goldfische gibt es noch immer.)

Abbildung 4: Vollumfängliche Mapping-Funktionalität.

Abbildung 5:  Im Monat August die Markierung für die Drill-Back Funktion

Wie sich dieses von Betriebsseite automatisiert starten und verwalten lässt, kann ich noch nicht sagen. Man braucht im Unternehmen ja eine Basis, die mit den Cloud-Instanzen kommuniziert. Ich glaube, dass es hier noch eine Lücke im Konzept gibt und ich muss das erst einem richtigen Praxistest unterwerfen.

Die andere Option um die Daten hochzuladen ist, wie schon geschrieben, die Datenladefunktion von Planning.
Unter Administration > Import und Export kann ein Datenimport gewählt werden. Die Datei sollte entsprechend formatiert vorliegen und kann dann einfach importiert werden. Siehe auch Abbildung 6 für das Fenster mit der Funktionalität.

Abbildung 6: Import und Export von Daten aus Planning.

Es gibt also nicht die Möglichkeit, mit den Essbase Administration Services (EAS) auf den Essbase- Datenbanken zu arbeiten. Auch der Weg über MaxL-Skripte ist abgeschnitten.
Das sind doch noch einige Minuspunkte und zwingen uns, andere Lösungen zu finden.

Client Tools
Welche Client-Tools stehen uns zur Verfügung?
Für die Planer sind es der Internet Browser, SmartView (kommuniziert ja mit https) und Financial Reports (als html oder .pdf-Bericht im Workspace oder direkt als URL).
Bei den Browsern werden IE 9 und Firefox ESR 17 unterstützt.
Beim SmartView ist Microsoft Office 2007 oder 2010 erforderlich.

Der Administrator oder Power User hat kann als lokale Installation dann den Financial Reporting Client installieren. Für den Upload und Download von größeren Datenmengen gibt es das „File Transfer Utility“ EPMCopy.exe. Das Utility kann im Batch-Modus verwendet werden um Prozesse zu automatisieren.
Es muss .NET 2.0 oder höher installiert sein und funktioniert also nicht auf Linux oder Unix Betriebssysteme.

Neben dem „File Transfer Utility“ gibt es noch das „EPM Automate Utility“, welches verwendet werden kann, um Wartungsarbeiten und sich wiederholende Prozesse auszuführen. Es gibt hier eine Überlappung der Funktionalität beider Utilities. Die folgende Arbeiten können mit dem EPM Automate Utility ausgeführt werden:

• Import und Export von Metadaten
• Import und Export von Planning Applikation Daten
• Refresh der Applikation
• Business rules ausführen
• Daten kopieren von einer Datenbank zur anderen – z.B. zwischen der BSO und ASO.
• Hochladen und setzen von Filter und Zugriffsrechte
• Download von Dateien aus dem Oracle Planning and Budgeting Cloud Service Repository
• Export und Import von Applikation und LCM Artefakt Sicherungen
• Dateien aus dem Oracle Planning and Budgeting Cloud Service Repository Löschen

Leider gibt es keinen Dodeca Support, weil das API von Planning nicht über eine Verbindung über das Internet verfügbar ist. Welche Lösung es für die Produzenten und Entwickler geben wird ist mir nicht bekannt. Es wird sich zeigen wie „open“ Oracle ist.

Sicherheit
Zum Thema Sicherheit kann ich keine qualifizierten Aussagen machen, denn dass ist ein anderes Fachgebiet. Was ich sagen: Alle Verbindungen in die Cloud werden mit SSL-Verbindungen und entsprechendem Zertifikat aufgebaut. Demnach sind die Verbindung zwischen den Netzwerkkarten verschlüsselt.
Es gibt kein SSL-VPN (virtuelles privates Netzwerk oder Web-basierendes VPN) oder andere Technologie zum Schutz der Verbindung. Für die Anmeldung benötigt man die URL des Dienstes, den Benutzernamen, das Passwort und einen Instanz-Namen.
Für das Passwort gibt es keine Token-Technologie mit einem Einmal-Passwort-Verfahren. Nach der Anmeldung gibt es dann innerhalb von Oracle Hyperion Planning das vertraute Zugriffs- und Berechtigungsmodell.

Sowohl das Betriebs-System als auch die EPM-Software erhält sehr schnell nach Erscheinungsdatum die Patches und Hotfixes. Hierzu muss der Administrator ein Zeitfenster von einer Stunde pro Tag angeben, an dem das System heruntergefahren werden kann und die notwendigen Arbeiten durchgeführt werden.
Diese Downtime-Einstellung wird bei der Initialisierung der Instanz angegeben, die Aktualisierung selbst ist dann ein vollautomatischer Vorgang seitens Oracle.

Neue Versionen werden an einem, durch den Administrator vorgegebenem Datum, aufgespielt. Wie bei jeder EPM-Installation sollte eine neue Version zuerst auf der Test-Umgebung getestet werden, denn sie kann größere Auswirkungen haben, z.B. auf die Versions-Kompatibilität der Clients.

Meine Empfehlung
Was sind, zusammengefasst, die Vor- und Nachteile?

keine große Ausgaben für Hard- und Software, sondern ein Betrag pro Monat pro Benutzer. Kosten stoppen variabel mit der Nutzung
schnellerer Start, denn Installation ist vorhanden
weniger Aufwand für Hardwarebetreuung und Aufspielen von Patches
neueste Version mit aller Funktionalität ist direkt verfügbar

kein Vollzugriff auf die Dateien auf der Instanz durch Admins
nur eine Applikation pro Instanz

Nein, PBCS ist keine Lösung für die Frittenbude auf der Ecke, aber sicherlich interessant für Abteilungen, in denen es viele Tabellenkalkulationen gibt und Daten von dezentralen Einheiten „eingesammelt“ werden sollen oder wo eine sorgfältige Finanzplanung stattfinden muss.
Hier bietet Oracle Planning and Budgeting Cloud Service einen sehr attraktiven Dienst.
Unternehmen, in denen ein Upgrade auf neue Hardware- und EPM-Version ansteht, sollte auch diese Option sicherlich dem Management zur Entscheidung unterbreitet werden.
Ab Version 11.1.2.1 kann ein Transfer in die Cloud relativ einfach durchgeführt werden.